Dokumentationskrav og oplysningsforpligtelse
Dokumentationskrav og oplysningsforpligtelse til whistleblowerordning: Det følger af whistleblowerloven, at arbejdsgivere, som er omfattet af kravene til at etablere en whistleblowerordning, skal opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for virksomhedens interne whistleblowerordning.
Det betyder blandt andet, at arbejdsgiveren skal kunne dokumentere, at der er udpeget en whistleblowerenhed, at der er etableret en whistleblowerordning, hvortil der kan ske indberetning, og at ordningen er implementeret i overensstemmelse med kravene i loven.
Arbejdsgiverens pligt til at dokumentere whistleblowerordningen og at denne er stillet effektivt til rådighed, vil typisk blive efterlevet i en whistleblowerpolitik, som er tilgængelig for medarbejderne og de eventuelle andre interessenter, som har adgang til at foretage en indberetning via ordningen.
Det er vigtigt, at dokumentations- og oplysningspligten efterleves af arbejdsgiveren, da manglende overholdelse af denne forpligtelse kan medføre bødestraf for arbejdsgiveren.
Whistleblowerpolitikken
Arbejdspladsens whistleblowerpolitik bør som udgangspunkt indeholde beskrivelser af følgende:
- Hvem kan anvende whistleblowerpolitikken?
- Hvilke forhold kan der indberettes om?
- Hvordan indberetter man til den interne whistleblowerordning?
- Hvordan er indberetteren beskyttet efter whistleblowerloven?
- Forhold om indberetterens anonymitet, fortrolighed og muligheden for videregivelse af oplysninger fra indberetninger
- Hvordan håndteres indberetninger?
- Andre muligheder for at indberette, herunder muligheden for indberetning til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning og offentliggørelse
Whistleblowerordningen skal placeres på et synligt sted, der er tilgængeligt for de personer, der er omfattet af arbejdspladsens whistleblowerordning.
I det omfang whistleblowerordningen alene stilles til rådighed for medarbejdere, vil intranettet oftest være et passende sted at stille whistleblowerordningen til rådighed. Herudover bør der også altid være en henvisning til whistleblowerordningen i virksomhedens personalehåndbog, ligesom whistleblowerpolitikken altid bør vdlægges ansættelsesaftaler ved nyansættelse og altid være tilgængelig, der hvor whistleblowerordingen er tilgængelig.
Såfremt arbejdsgiveren ikke har et intranet, er det vigtigt, at arbejdsgiveren foretager en vurdering af, hvor whistleblowerpolitikken kan gøres tilgængelig for medarbejderne.
Såfremt whistleblowerordningen også stilles til rådighed for andre end virksomhedens medarbejdere, kan whistleblowerpolitikken med fordel gøres tilgængelig på arbejdspladsens hjemmeside sammen med adgangen til whistleblowerordningen.
Effektiv implementering af whistleblowerordningen
Det følger af whistleblowerloven, at arbejdsgiveren skal stille whistleblowerordningen effektivt til rådighed for medarbejdere, som er omfattet af beskyttelsen i whistleblowerloven.
Det er derfor vigtigt, at arbejdsgiveren sikrer, at medarbejdere – såvel de nuværende som fremtidige – er bekendt med whistleblowerordningen, og hvordan der foretages en indberetning.
I praksis betyder dette, at arbejdsgiveren bør sørge for, at medarbejderne kender til whistleblowerpolitikken og whistleblowerordningen, og at arbejdsgiveren dokumenterer denne awarenessindsats, når whistleblowerordningen etableres.
Herudover er det vigtigt at arbejdsgiveren også er opmærksom på, at nye medarbejdere i samme omfang får kendskab til whistleblowerpolitikken og whistleblowerordningen.
Endelig er det vigtigt, at arbejdsgiveren løbende vurderer om whistleblowerordningen er effektiv, at arbejdsgiverens awarenessindsats har den ønskede effekt og at medarbejderne således er bekendt med whistleblowerordningen og meedarbejderens rettigheder.
CLEMENS' Whistleblower Scheme
Har du spørgsmål til artiklen “Dokumentationskrav og oplysningsforpligtelse til whistleblowerordning”, eller har din virksomhed endnu ikke fået etableret en intern whistleblowerordningen, så tag endelig fat i CLEMENS’ whistleblowerteam.
CLEMENS' whistleblower scheme is user-friendly, flexible and quick to set up. With efficient and secure handling of reports, CLEMENS' whistleblower scheme enables you to quickly and discreetly rectify undesirable conditions and prevent potential financial losses.
When you choose CLEMENS' whistleblower scheme, you avoid worrying about multiple complicated regulations that require employee training, an administrative set-up and unnecessary use of internal resources, and you ensure that all reports are handled legally and reported back to the company quickly and efficiently.
Du kan læse mere om CLEMENS’ whistleblowerordning her.
